Где и как хранить кадровую документацию

как найти архив организации в которой ранее работал   Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся. А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду. Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его.

Что такое архив организации


После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив. Просто выбросить кадровые документы нельзя, ведь 17 статья закона «Об архивном деле» обязывает все организации и даже предпринимателей хранить документы работников в течение сроков по перечню ФСТ. Сроки хранения документов указаны в полном перечне, образец которого вы можете вот тут посмотреть.

Что такое архив организации
Архив организации – это отдел компании, который комплектует, хранит и ведёт учёт документов, ставших уже неактуальными.

В 1994 году распоряжением Правительства № 358 рекомендовано всем новорожденным организациям и предпринимателям разрабатывать положения об архиве, где описать, в каком порядке документы будут передаваться в госархив. При разработке положения можно принять за основу «Правила работы архивов организаций» от 06.02.2002г. они хоть и разработаны для государственных и муниципальных предприятий, но вполне подойдут и вам. Можно воспользоваться нашим бланком.

Внимание!
По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны.

Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами. Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив

архив организации это   Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение. Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Важно: в помещении не должно быть сыро – грибок быстро съест ваши дела! И нельзя допустить пожара или потопа, ведь 27 статьёй закона об архивном деле за несохранность предусмотрена и административная, и даже уголовная ответственность!

После того, как помещение оборудовано, нужно принять архивариуса – можно и совместителя. В большой компании целесообразно всё-таки нанять отдельную единицу и внести её в штатное расписание.

Обязанности архивариуса можно прописать прямо в трудовом договоре или в должностной инструкции. (вот образец инструкции).

Вот ваш архив и создан. Теперь будем его комплектовать.

Комплектация архива


За основу будем брать номенклатуру дел ОК: идентично ей составим и номенклатуру архива (номенклатура подробно описана в предыдущей статье).

Для начала архивные шкафы или полки разделим:

  • где будут храниться документы со сроком меньшим, чем 10 лет;
  • где с 10-летним сроком хранения;
  • а где с 75-летним.

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры.

На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов. И, конечно, личные дела уволенных работников.

Оформляем дела для архива

По правилам дела в архиве оформляются так:

  • дело обязательно нумеруется и прошивается (то есть, если ваше закрытое дело находилось в папке-скоросшивателе, все документы нужно вынуть, прошить и пронумеровать. Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);
  • обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
  • приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
  • собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
  • опись подпишите и поставьте дату;
  • на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984

Куда передать архив

архивное хранение документов   Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать. Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику. Отдельный случай – ликвидация!

Если фирма обанкротилась или ликвидируется, при этом нет никакого правопреемства, то в соответствии с пунктом 9.7.1 Правил ведения архива, архивные документы должны быть переданы в государственный архив. Он есть в каждом городе и районе.

И не забудьте – при передаче дел составляйте опись и составляйте акт о передаче!

А теперь совет новоиспечённым пенсионерам или тем, кому нужны архивные выписки: на ваш вопрос о том, как найти архив организации, в которой ранее работал, ответ прост:
— если есть выход в интернет, наберите в поисковике «найти контрагента», на сайте налоговой службы введите данные организации и получите выписку об организации (адрес, новое название, если есть), туда и обратитесь;
— если фирма ликвидирована, идите в городской или районный архив.

Вот реальный опыт архивирования документов:

 

Мы рады будем увидеть ваше мнение

Оставить отзыв

Login/Register access is temporary disabled