Как составить номенклатуру дел

что такое номенклатура дел   Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие – паника. Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура. Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.

Понятия

Что такое номенклатура дел
Номенклатура дел — это список, в который вы включите все дела организации.

Дело – это папка с документами, которые собираются по одному признаку. Например, приказы об отпусках – это одно дело, а приказы о приёме на работу – другое. Ещё есть индекс отдела и самого дела. Индекс дела – это номер по номенклатуре, через слеш ставится номер тома. А индекс отдела – это номер отдела из сводной номенклатуры (если, конечно, такая есть).

Сводная номенклатура дел – это документы всей организации. То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер.

Пример сводной номенклатуры
Например: 1 – канцелярия (или секретариат), 2 – бухгалтерия, 3 – отдел кадров, 4 – юридический отдел и т.д.

Виды номенклатур


При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела.

Есть три варианта номенклатур:

  • типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
  • примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
  • индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).

Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Составление номенклатуры дел

Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров. Для начала составим таблицу из пяти столбцов:

  • индекс дела;
  • заголовок;
  • количество томов;
  • сроки хранения;
  • примечания.

типовая номенклатура дел   Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела. Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).

Заголовок – это название папки, например «Положение о проходной».

Количество томов – это и есть их количество. Ведь в дело можно вложить максимум 250 листов (по инструкции по делопроизводству). Эту ячейку вы заполните в конце года от руки, вы же не знаете, сколько томов у вас наберётся. В небольшой организации с текучкой кадров, например, приказов о приёме на работу набирается за год где-то тома 3.

Сроки хранения документов тут расписывать не имеет смысла, их очень много. Поэтому вот тут их можно посмотреть.

В примечаниях можно указывать:

  • о заведении дела (если дела хранятся постоянно, здесь нужно отметить, что дело заведено);
  • о переходящих делах;
  • о передаче в архив города;
  • об уничтожении (если срок вышел или принят новый ЛНА).

А теперь нужно заполнить строчки. Построчно вписываем все документы, которые в ходу у кадровика. Начнём с папки №1 – с положения об ОК. Предположим, что сводная номенклатура всё же есть, но даже если её нет, давайте установим индекс отдела кадров – 03, а вдруг появится, тогда не нужно будет ничего переделывать. Ведь не закреплены же законодательно сроки составления номенклатуры.


Первая строчка будет такая:

  • индекс дела – 3-01;
  • заголовок будет «Положение об отделе кадров»;
  • количество томов не пишем (он наверняка будет 1);
  • срок хранения пишем «до минования надобности»;
  • в примечании можно указать, что дело заведено.

И далее заполняем остальные строчки. Так как документов в ОК очень много, тут нет смысла все их перечислять, поэтому для примера можете использовать образец.

Внимание!
Важно: нельзя в одно дело помещать документы с разными сроками хранения! Например, приказы об административных отпусках должны храниться 5 лет, а об очередных – 75! Как вы передадите дела в архив? Их не примут! Заводите отдельные дела на все виды приказов.

Оформление и утверждение номенклатуры дел

Когда проект вы подготовите, принесите директору посмотреть, возможно, он добавит ещё дела.утверждение номенклатуры дел Если всё в порядке, готовьте приказ об утверждении номенклатуры дел (вот вам образец).

На первой странице документа должен присутствовать гриф утверждения и реквизиты приказа.

Готовую номенклатуру пронумеруйте постранично, прошнуруйте и скрепите печатью.

Что такое номенклатура дел, вы, наверное, уяснили для себя, и не стоит перегружать её делами, которые не в вашей компетенции. Например, не нужно включать в номенклатуру дел входящую или исходящую документацию, если есть канцелярия.

 

Мы рады будем увидеть ваше мнение

Оставить отзыв

Login/Register access is temporary disabled