Как составить опись кадровых документов

 

обязанности кадровика организации   В основные обязанности кадровика организации входит правильное оформление и формирование дел. После того, как папка с делом заполнится, она отправляется в архив. А вы знаете, как передавать дела в архив? Это не просто спуститься в архивное помещение и поставить папку с делом на полку. Нужно составить опись дела и определить правильное местоположение папки. Если фирма в будущем ликвидируется, все архивные документы нужно будет передавать в городской архив. Только не возьмут у вас городские архивариусы на хранение неправильно оформленные дела. Чтобы казуса не произошло, давайте правильно описывать завершённые дела.

Обязанности кадровика по составлению описи


В архиве организации хранятся не только дела отдела кадров, но и документы других отделов, например, бухгалтерии. За правильное оформление дела отвечает работник подразделения, в чьи обязанности входит ведение делопроизводства.

В делах ОК есть дела с разными сроками хранения:

  • до 10 лет (в архив, обычно, не передаются);
  • от 10 лет (временного хранения);
  • постоянно хранящиеся.

Так как дела ОК в своём большинстве – это дела по персоналу, то именно их и требуется описывать при сдаче в архив. И описываются они по правилам.

Зачем нужна опись кадровых документов

Опись – это основание для изъятия дела из отдела кадров и передачи его в архив. За сохранность документов по персоналу и за их чёткое оформление несёт ответственность именно кадровик.

Опись дела – это справочный документ о том, что и в каких папках содержится. Опись нужна не только для учёта документов, но и для облегчения поиска нужных, требуемых, например, по запросу надзорных органов.

Важно!
Базовым нормативным актом об архивных описях являются Правила работы архивов (от 6.02.2002 г.). Именно на эти правила нужно ориентироваться при составлении описей.

Как систематизировать и нумеровать дела при описи документов

опись кадровых документов   Систематизация – это основа правильности формирования архива. Ведь дела должны располагаться в определённом порядке, чтобы при поиске конкретного документа не запутаться в бумагах.

Проще всего разделы описи систематизировать, следуя хронологии. То есть, закончился календарный год – заносим дела в опись. При этом располагать дела нужно в определённой последовательности – по их значимости. Например, первыми по списку могут идти приказы о переводах, увольнении или трудоустройстве, а потом личные дела.

В свою очередь дела с приказами располагаются в хронологическом порядке, а личные дела – по алфавиту. Алфавит в кадровых делах – это указатель на первую букву фамилий работников.

Составные части описи


По пункту 3.16.17 Правил работы архивов опись – это отдельный документ, на основании которого принимаются архивные дела. В документе обязательно должны содержаться такие сведения:

  • порядковые номера документов в делах;
  • индексы дел;
  • даты и заголовки дел.

К описи прикладывается итоговая запись, в которой прописывается количество документов по описи и количество листов самой описи.

Как составить опись

По правилам опись дел составляется на отдельном листе. Форма описи унифицирована Росархивом. Чтобы всегда иметь под рукой опись документов, образец скачать можете здесь.

Алгоритм составление описи таков:

Алгоритм составления описи

  • определяетесь с перечнем дел, которые передаёте в архив;
  • систематизируете дела;
  • распечатываете форму описи;
  • заносите в опись заголовки дел;
  • составляете итоговую запись.

Итоговая запись также имеет унифицированную форму и обязательно прикладывается к описи документов, образец можно скачать тут.

Нюансы при составлении описи

Важные детали

  1. Если в организации нет номенклатуры дел, информация в опись записывается без индекса, но она должна в точности повторять заголовок дела.
  2. В опись, обычно, включаются дела одного года. Но в случаях, когда дела не передавались в архив несколько лет, включать их все в одну опись – допустимо.
  3. Не запрещено соединять или разделять дела по описям. Можете формировать архивное хранение так, как вам удобно. Например, личные дела работников можно внести в одну опись, а приказы по трудоустройству – в другую.
  4. Если дело состоит из нескольких томов, каждая папка в описи нумеруется отдельно!

Как видите обязанности кадровика организации – это не только начинать и грамотно оформлять папки с делами, надо так же уметь грамотно их завершать и передавать. Если вовремя правильно не оформлять передачу дел, придётся потом проделывать громадную работу по приведению в соответствие с законом всего архива!

 

Мы рады будем увидеть ваше мнение

Оставить отзыв

Login/Register access is temporary disabled