Кадровые документы и их классификация

классификация документов в делопроизводстве   Классификация документов в делопроизводстве – это необходимая система документооборота, когда всё лежит на своих местах – по срокам и надобности. С некоторыми документами кадровик работает ежедневно, например, с входящей-исходящей документацией, а некоторых касается изредка. Чтобы в делах был порядок, и в случае чего не кадровик, а другой заинтересованный сотрудник быстро смог найти нужную бумагу, все документы нужно упорядочить.

Классификация документов


Как известно порядок любит системность. В нашем мире почти всё систематизировано – флора, фауна, даже химические элементы. Документы тоже можно вписать в систему, которая разбита на подсистемы, отделы и разновидности. Вся кадровая документация относится к организационно-распорядительной, и все ваши кадровые бумаги можно разбить на шесть основных подсистем:

Основные подсистемы кадровой документации

  • ЛНА;
  • распорядительные документы;
  • документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников;
  • информационно-расчётные документы;
  • внутренняя переписка;
  • журналы учёта и регистрации.

К локальным актам можно, например, отнести:

  • колдоговор;
  • положение об оплате;
  • положение об отделе кадров;
  • должностные инструкции.

К распорядительным бумагам относятся:

  • приказы по основной деятельности фирмы;
  • и по персоналу (о приёме, переводе, по дисциплине и т.д.).

Трудовая деятельность сотрудников задокументирована:

  • трудовыми книжками;
  • договорами;
  • справками о трудовой деятельности.

Информационно-расчётные документы у вас такие:

  • личные карточки Т-2;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • табель;
  • графики сменности;
  • личные дела сотрудников.

К внутренней переписке можно отнести:

  • служебные записки;
  • докладные;
  • представления (по итогам аттестации либо самостоятельные бумаги).

Кроме того по срокам хранения документы можно разделить:

  • оперативного хранения;
  • временного;
  • и постоянного.

Документы оперативного хранения

Это такие бумаги, которые ещё не сформированы в дела для сдачи в архив или для формирование делауничтожения. То есть – не заполненные пока папки с делами. В свою очередь оперативное хранение разделяется на подвиды:

  • хранение документов на исполнении;
  • хранение уже исполненных документов.

Исполненные – это значит всеми завизированные, согласованные и зарегистрированные.

Документы, находящиеся на исполнении, в одной папке хранить неудобно, ведь их за день-два может достаточно много накопиться. Лучше их разделить и разложить по разным папкам, например по таким:

  • «на подпись»;
  • «на исполнение»;
  • «на отправку»;
  • «на согласование».

Из исполненных документов можно формировать дела.

Формирование дела


Любой кадровый документ проходит через процедуры:

  • регистрации;
  • издания;
  • исполнения.

Наглядно это можно показать на примере приказа о трудоустройстве:

  • в журнале регистрации новому приказу присваивается номер;
  • приказ распечатывается и исполняется (визируется директором и работником, выдаётся копия работнику на руки);
  • подписанный приказ вкладывается в папку с приказами.

Все исполненные документы вкладываются в папки в соответствии с номенклатурой дел. В каждую папку нельзя вложить больше 250 листов, поэтому, если нужно, заводится второй том с тем же номенклатурным номером. Но с пометкой – с номером тома!

Вот и получаем, что формирование дела – это наполнение папки документами одного вида по номенклатуре. При этом на самой папке должен быть приклеен заголовок:

  • с номенклатурным номером;
  • с номером тома;
  • с названием;
  • с датой начала (дата окончания вписывается после закрытия дела).
Внимание!
Важно: в дела вкладываются только оригиналы документа в единственном экземпляре! Копии или дубликаты в делах – нонсенс.

Дела до передачи их в архив должны храниться по правилам.

Правила хранения документов

При формировании дел учитывайте нюансы:

Нюансы формирования дел

  • документы формируются в разные дела – по срокам хранения;
  • группируйте в деле документы одного календарного года, если дело не переходящее;
  • не допускайте перенаполнения дела – оно должно быть не больше 250 листов или не толще 10 см;
  • внутри дела документы должны располагаться по хронологии (в строгом соответствии с записями в журнале регистрации);
  • положения, инструкции и другие бумаги, утверждённые приказами, хранятся вместе с приказами;
  • приказы по основной деятельности и по персоналу – это разные дела;
  • документы-основания к приказам можно группировать в отдельное дело, а можно и вместе с приказами (например, заявление о трудоустройстве можно прикрепить к приказу Т-1 и хранить их совместно).

Совет: как только документ исполнен, незамедлительно отправляйте его в дело, не оставляйте назавтра. Так вы предотвратите потерю документов. Вдруг вы попадёте на больничный? Никто не знает, что станет с документами на столе в ваше отсутствие. Ведь как известно – двум хозяйкам на кухне не место!

Между тем за кадровые документы отвечаете именно вы, а с 2010 года ответственность за утрату документов организации нешуточная! Например, за утрату документов акционерного общества вы можете быть оштрафованы на 5 тысяч, а сама фирма – на 300 (ст.13.25 КоАП)!

Как видите, классификация документов в делопроизводстве вещь удобная и не очень сложная. Чтобы не путаться в делах, можно разработать положение, в котором описать порядок формирования дел. А можно включить инструкцию по делопроизводству в положение об ОК. это, конечно в том случае, если в вашей фирме нет отдела делопроизводства.

 

Мы рады будем увидеть ваше мнение

Оставить отзыв

Login/Register access is temporary disabled