Как правильно заполнить личную карточку Т-2

личная карточка работника   Личная карточка работника – первичный учётный документ кадровика. Хотя с начала 2013 года она потеряла свою обязательность, популярностью у кадровиков всё же пользуется до сих пор. Так как документ это регистрационный, выписка из него имеет юридическую силу, а поэтому в качестве справочного документа вполне сойдёт. Это ведь намного проще – снять копию с карточки и направить в адрес запрашивающих информацию органов, нежели выискивать в архиве приказы или перелистывать личное дело. Но уж если вы решили карточки заводить, то делайте это по правилам утвердившего её форму Госкомстата. Да и никто не застрахован от того, что обязательность унифицированных форм вернётся, а поэтому лучше сейчас держать документы в порядке, чем потом этот порядок наводить с нуля.

Правила заполнения


Заполнять личную карточку (Т-2) вы будете на основании документов, которые предоставляет сотрудник при трудоустройстве:

  • паспорт;
  • книжка трудовая;
  • приказ о трудоустройстве;
  • военный билет;
  • диплом или удостоверение об образовании;
  • СНИЛС;
  • ИНН.

Но некоторые графы карточки заполняются только со слов работника, например, отношение к иностранным языкам. Чтобы сэкономить время на опросе претендента, совет: либо распечатайте пустой бланк Т-2, либо разработайте анкету с вопросами, ответы на которые заносятся в карточку. Бланк или анкету отдайте сотруднику, пусть он заполнит её собственноручно в свободную минуту, а вы потом впишете данные в карточку.

Итак, несколько важных советов при заполнении Т-2:

Советы по заполнению Т-2

Важные советы

  • в правом верхнем углу заполните данные статистики (коды вашей фирмы);
  • название фирмы должно точно совпадать с тем, которое значится в вашем Уставе;
  • дату заполнения можете ставить фактическую, никто не обязывает заполнять карточку в первый же рабочий день;
  • в ячейку «алфавит» вписывается первая буква фамилии работника;
  • обязательно укажите характер работы – постоянно или временно;
  • и вид работы – основная или совместительство;
  • все коды можно найти на сайте «Консультант+»;
  • все данные документов пишите точно так, как они прописаны в документах, не забывайте о букве «ё»;
  • следите за тем, чтобы в специальных ячейках стояли автографы работника.

Карточка ведётся всё время, пока у вас числится сотрудник. Поэтому не забывайте своевременно вносить в неё данные:

  • об отпусках (всех видов);
  • об аттестации;
  • о переобучении или повышении квалификации.

Чтобы у вас не возникло трудностей при оформлении личной карточки работника, образец заполнения вам в помощь.

Карточка в электронном виде

личная карточка работника образец заполнения   Многочисленные кадровые программы имеют функцию заполнения Т-2. Иметь такую программу – огромный плюс кадровику, ведь время на заполнение всяческих документов значительно сокращается. Только помните о легальности компьютерных программ – требования закона о защите персональных данных нарушать дорого!

Ещё один плюс кадровой программы – присутствие в её теле почти всех нужных справочников и классификаторов. Да и стаж система посчитает самостоятельно, вы же вносите при регистрации нового работника его данные о стаже. Поэтому вам не придётся сидеть над трудовой книжкой с калькулятором!

При всём этом богатстве ведите и рукописный вариант Т-2, куда исправно собирайте автографы работника в нужные ячейки. Ведь ещё с советских времён при конфликте электронного и бумажного документа предпочтение отдаётся бумаге.

Дополнения к карточке


Если есть у вас в фирме старожилы, некоторые их данные, например, сведения об отпусках, могут уже не помещаться в отведённых им местах. Некоторые кадровики предпочитают замазывать корректором устаревшие данные и вносить на это место новые, а некоторые заводят дубликаты карточек. Но зачем же разводить лишнюю макулатуру или портить такое произведение искусства, как Т-2? Есть вариант оптимальнее.

Советы по заполнению Т-2
Просто скопируйте нужный вам раздел из электронного бланка Т-2, перенесите его в новый документ и заполняйте! Бумагу можно вложить или вклеить в карточку.

Нюансы

Внимание!
При подсчёте стажа помните, что непрерывный стаж уже нигде не применяется, считается общий трудовой.

Например, проработал товарищ в одном месте полгода, потом два года не работал, снова устраивался на полгода и в итоге уволился и попал к вам. Его стаж – год.

Так как личная карточка работника пока к применению не обязательна, можете изменять бланк так, как удобно вам – меняйте ширину или количество строчек, шрифты, но при этом не меняйте структуру документа.

Внимание!
Поскольку Т-2 документ регистрационный, его не нужно хранить 75 лет, достаточно года.

 

Мы рады будем увидеть ваше мнение

Оставить отзыв

Login/Register access is temporary disabled