Служебная записка как способ взаимодействия

 

служебная записка это   Общаться с директором или с руководством другого структурного подразделения фирмы кадровику можно не только лично, особенно в условиях цейтнота, когда директор или руководитель могут просто забыть в суматохе об обращении сотрудника. В качестве инструмента взаимодействия с руководством можно использовать служебные записки. По сути, служебная записка – это информационно-справочный документ, содержащий в себе просьбу или требование и документально фиксирующий обращение к руководителю.

Бывают случаи, когда только служебная записка может уберечь от несправедливых претензий к сотруднику со стороны руководства. Отдельное дело для регистрации служебных записок заводить в номенклатуру не обязательно, можно регистрировать их как исходящую документацию. Регистрация записок очень важна, это подтверждение факта взаимоотношений.

Зачем нужна служебная записка

Кадровикам по службе приходится взаимодействовать не только с начальством, но и со всеми структурными подразделениями компании. На устные просьбы или пожелания вы не всегда сможете получить ответ, а если просьбу задокументировать и зарегистрировать, вы не только придадите ей значимости, но и сможете подстраховаться от некоторых неприятностей. Служебные записки могут писать не только кадровики. Будет правильно, если кадровик научит сотрудников компании пользоваться этим инструментом.

Вот вам реальный пример. В ваши должностные обязанности входит оформление трудовых книжек. Чистых бланков у вас не осталось, но на работу принимается специалист, который еще нигде не работал и трудовая книжка ему еще не выписывалась. По закону в течение 5 дней вы обязаны завести на него трудовую книжку и оформить её.

Устные просьбы по покупке бланков остались без ответа, время идёт. Нарушение срока оформления – это нарушение условий вашего трудового договора, за что можно схлопотать дисциплинарное наказание.

Выход – служебная записка!

Цель служебной записки
Составили записку с просьбой приобрести бланки, зарегистрировали её – подстраховались от дисциплинарки! Вопрос будет решен, поскольку у директора теперь есть напоминание.

Как написать служебную записку

Чаще всего с записками обращаются к руководству, чтобы сообщить о какой-либо внутренней как оформить служебную запискупроблеме. Унифицированной формы записки не существует, но составляется она по правилам. Основой служебной записки может являться:

  • просьба;
  • замечание;
  • предложение.

Главное – описать суть проблемы, последствия при бездействии и предложить пути решения. Вот примерно как оформить служебную записку:

Примерное содержание служебной записки

  • начните с «шапки» (адресат и адресант);
  • назовите документ – «Служебная записка»;
  • укажите дату и исходящий номер;
  • опишите проблему;
  • перечислите возможные последствия;
  • предложите варианты решения;
  • подпишитесь.

Для наглядности ниже простая служебная записка – образец того, как правильно написать служебную записку:

 

Генеральному директору ООО «Фортуна»
Горбункову С.С.
от начальника отдела кадров Лаптевой М.И.

Служебная записка
Исх.№ ______________ 20 декабря 2015г.

Настоящим ставлю Вас в известность, что в распоряжении отдела кадров нет бланков трудовых книжек и вкладышей в них. 20 декабря 2015г. был принят на работу Сидоров И.И., не имеющий трудовой книжки.

Если я не оформлю на Сидорова И.И. трудовую книжку в 5-дневный срок, мне грозит административный штраф от 500 до 3000 рублей, а ООО «Фортуна» — от 30 до 50 тысяч!

Чтобы такого не произошло, необходимо приобрести бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки понадобятся и в будущем, ведь приём на работу у нас ведётся постоянно.

Настоящим предлагаю:
1. Приобрести бланки трудовых книжек в количестве 20 штук и бланки вкладышей в книжки в количестве 10 штук.

2. Либо поручить мне покупку бланков на собственные средства, а потом возместить потраченную сумму на основании отчётных документов.

Начальник отдела кадров _________________/М.И.Лаптева    

Если на предприятии есть секретарь, то записку нужно не только зарегистрировать в своих исходящих документах, но и у секретаря:

Регистрация записки
  • готовите записку в 2-х экземплярах;
  • регистрируете в своих исходящих документах;
  • регистрируете у секретаря (секретарь напишет дату, входящий номер и распишется);
  • один экземпляр передаём секретарю, а зарегистрированный вложим в папку исходящих документов. 

Служебку можно и в электронном виде отправить, и по факсу. Подтверждением отправки может служить как распечатка электронного документа, так и отчёт факса.

Внешняя служебная записка


служебная записка образец  Иногда случается, что служебные записки выступают в роли внешнего документа, то есть адресуются они работникам другой организации. Посредством записок фирмы обмениваются информацией.

Кадровик может использовать внешнюю переписку, например, при приёме работника переводом из другой организации.

Можно оформить претензию в виде служебной записки. Например, если магазин канцтоваров не поставил в назначенный срок бланки трудовых книжек, направьте туда служебку в виде претензии.

Служебная или докладная записка

Внутренняя переписка подразумевает наличие нескольких видов записок:

  • служебная;
  • докладная;
  • объяснительная.

Понятно, что в объяснительной записке даются объяснения по тому или иному факту. Например, объяснение прогула или опоздания. А выбрать, какая именно нужна — докладная или служебная записка, разница не существенна. Но всё же она есть.

В докладной записке чаще описывается проблема в работе или какие-то нарушения со стороны работников. Просьбы и решения проблем докладная не содержит. Оформляются докладные аналогично служебным. Текст докладной выглядеть может, например, так:

Докладываю о том, что системный администратор Петров А.А. каждый день опаздывает на работу на 1-2 часа.  

Только не воспринимайте данный текст докладной как «закладная». В конечном итоге опаздывающий Петров А.А. нанесет компании финансовый вред и спросить могут с того, кто не предупредил руководство.

Регистрация документов
Докладная, как и служебная записка – это документ, требующий регистрации. Хотя ни в одном законном акте этого не прописано, страхуйтесь – регистрируйте все возможные исходящие документы!

 

 

Мы рады будем увидеть ваше мнение

Оставить отзыв

Login/Register access is temporary disabled