Какие задачи решает кадровый аудит

кадровый аудит это  Наверняка всем знаком термин «аудиторская проверка»: это когда комиссия или аудитор проверяет положение дел в компании, обычно финансовых. Однако в аудите нуждается не только бухгалтерия, но и кадровые документы: любое нарушение норм Трудового кодекса чревато штрафами, при этом ни один руководитель не может быть уверен в том, что кадровые документы оформлены идеально. Кадровый аудит это и есть проверка состояния документов отдела кадров на соответствие требованиям законов.

Что такое кадровый аудит и в чём он заключается


Любая коммерческая фирма ориентирована на прибыль, а штрафы эту прибыль могут существенно уменьшить. За ошибки, допущенные кадровиками в процессе работы, компания может лишиться до двухсот тысяч рублей за каждый огрех.

Чтобы убедиться в качестве работы кадровика нужно провести кадровый аудит, то есть проверить его работу на соответствие законам. Аудит кадрового делопроизводства – это методичная проверка:

  • всех документов отдела кадров по номенклатуре (наличие обязательных и правильность оформления);
  • организационной структуры отдела (правил делопроизводства).

Цели кадрового аудита

Основная задача этой процедуры – проверка законности действий кадровика. Вместе с тем по итогам проверки можно выявить пробелы в делопроизводстве и выяснить аудит кадрового делопроизводствакомпетентность кадрового работника.

Также задачами аудита можно считать:

  • проверку соответствия работы отдела кадров целям и стратегии фирмы;
  • диагностику причин, по которым у кадровика возникают проблемы;
  • выработку рекомендаций кадровику или руководству компании.

Результаты кадрового аудита:

  • минимизация документов (сокращение денежных, временных и трудовых затрат фирмы);
  • успешное прохождение плановых и внеплановых проверок;
  • подтверждение компетентности кадровика или выявление его несоответствия работе.

Одним из направлений кадрового аудита является проверка правильности кадровой расстановки, при которой выясняется:

  • соответствует ли штат потребностям фирмы (нужно ли сокращение или увеличение штата);
  • качественно ли укомплектован коллектив (оценка потенциала персонала).
К сведению
Результатом такой проверки будет являться оптимизация производства: увеличение КПД персонала и сокращение затрат на оплату ненужных штатных единиц.

Регулярность проведения

Оптимально, если кадровый аудит будет проводиться в ситуациях:

  • смена кадровика (при трудоустройстве новый сотрудник легче вступит в должность);
  • смена руководства (новый директор должен быть уверен в правильности работы отдела кадров);
  • изменение законодательства (требований Трудового кодекса или МРОТ);
  • перед плановой проверкой (о ней можно узнать на сайте генпрокуратуры);
  • при желании проверить и улучшить кадровое делопроизводство.

Однако, безусловно, лучше проводить эту процедуру регулярно, например, раз в год или полугодие.

Кому доверить

цели кадрового аудита   Провести проверку деятельности отдела кадров можно или своими силами, или с привлечением независимых специалистов. При выборе варианта нужно учесть, что аудит непосредственно связан с проверкой конфиденциальных документов компании, а значит, о секретах фирмы станет известно посторонним.

Вместе с тем эта процедура весьма ответственна, а собственным сотрудникам может не хватить компетентности для её проведения. Не стоит забывать и о том, что со стороны видны все мелкие недочёты, допускаемые кадровиком. Сотрудник, изо дня в день выполняющий одну и ту же работу, может просто не замечать своих ошибок, которые легко выявит независимый специалист.

К тому же у независимых аудиторов уже наработан опыт проверок, что существенно повышает их качество и сокращает сроки.

Кадровый аудит независимой комиссией


В случае сомнений в компетентности своих сотрудников или если они банально отсутствуют, можно для проведения аудита нанять сторонних специалистов: профессионального аудитора или компанию. К тому же взгляд со стороны и независимая оценка работы отдела кадров поможет её усовершенствовать.

Не стоит нанимать первого попавшегося специалиста, действовать нужно по алгоритму:

  • выяснить, кто в городе занимается кадровым аудитом (из интернета, рекламы, опроса);
  • сравнить сроки и качество проверки (по отзывам клиентов, о которых можно узнать у аудитора);
  • сравнить стоимость услуг;
  • выбрать подходящего.

Стоимость кадрового аудита зависит от множества факторов:

  • регион проведения (в Москве дороже, чем на периферии: от 10 до 500 тысяч рублей);
  • количество штатных единиц в компании (за штатную единицу или фиксированная цена);
  • количество задач аудита (выборочная проверка или комплексная);
  • срочность проведения (плановая или перед проверкой).

Перед проверкой с аудитором нужно подписать договор, в котором обязательно зафиксировать все условия:

  • описать все задачи;
  • описать все проверяемые документы;
  • указать срок;
  • прописать цену.

Кадровый аудит своими силами

Проводить аудит должна комиссия, в которую нужно включить компетентных специалистов:кадровый аудит своими силами

  • кадровика (и начальника ОК, если в штате не один кадровик);
  • юриста;
  • представителя администрации.

Для проведения необходимо выяснить:

  • что нужно проверять;
  • какие нужны нормативные акты (только актуальные).

Комиссия начнёт работу только на основании приказа.

Кадровый аудит, приказ

Основанием для проведения внутреннего аудита всегда является приказ, в котором должны присутствовать элементы:

  • регистрационный номер и дата;
  • основание;
  • цели (комплексный аудит или выборочные задачи);
  • сведения о комиссии (ФИО и должность председателя и членов комиссии);
  • срок проведения (или срок предоставления отчёта);
  • ответственное лицо (на кого возложен контроль);
  • строки ознакомления всех перечисленных в приказе лиц.

Образец приказа на проведение кадрового аудита можно посмотреть здесь.

Важно
Кадровый аудит это весьма полезная процедура для компании, именно после её проведения можно быть уверенным в том, что все кадровые документы соответствуют актуальным законам и проверку фирма выдержит.

юридическая консультация

 

Мы рады будем увидеть ваше мнение

Оставить отзыв

Login/Register access is temporary disabled