Как оформить неоплачиваемый отпуск
Отпуск за свой счёт – это ситуация, с которой сталкивается любой кадровик. Ряд вопросов, сопровождающих оформление такого отпуска, могут поставить в тупик даже опытного кадровика. Например, нужно знать – принимать ли больничный, если сотрудник болел в неоплачиваемом отпуске, есть ли обязанность работодателя отпускать работников отдыхать без оплаты, законно ли выпроваживать коллектив в административный отпуск, если на предприятии нет работы. Чтобы всё оформить правильно и не подставить начальника, давайте разберём все нюансы.
Содержание статьи
ТК о неоплачиваемом отпуске
128 статья ТК предоставляет право работодателю отпускать сотрудников на несколько дней без сохранения зарплаты. При этом причины должны быть уважительными. Уважительность выдвинутой работником причины, конечно, определяет сам директор и решает – на сколько дней можно отпустить сотрудника (а может и не отпустить).
Есть и обязанность предоставлять отпуск без зарплаты на определённое количество дней за рабочий год:
- до 35 дней – участникам Великой отечественной;
- до 14 дней – пенсионерам по старости; отцу, матери и супругу погибших или изувеченных сотрудников полиции, госнаркоконтроля, таможни, МЧС;
- до 60 дней – инвалидам;
- до 5 дней – новоиспечённому отцу, в случае собственной свадьбы или похорон близкого родственника.
Отпуск без оплаты полагается и студентам лицензированных образовательных учреждений:
1. В ВУЗах (ст.173 ТК):
- на вступительные экзамены и на сессии – по 15 дней;
- на защиту диплома – 4 месяца;
- на госэкзамены – месяц.
2. В средних профессиональных образовательных учреждениях (ст.174 ТК):
- на вступительные экзамены и на сессии – по 10 дней;
- на госэкзамены – 2 месяца.
Конечно, эти периоды должны подтверждаться документально – справкой-вызовом!
Все остальные случаи рассматриваются индивидуально и согласуются директором и сотрудником.
По норме 121 статьи ТК отпуск за свой счёт входит в трудовой стаж, только если он длится не дольше двух недель в течение года. Соответственно, остальные дни «вылетают» из стажа, а рабочий год увеличивается на количество лишних дней. Поэтому работник теряет часть отпускных.
Отгул или отпуск без оплаты?
Отгулы предусматривались КЗоТом, в ТК нет такого понятия. Однако отгул за свой счёт вполне вписывается в современные трудовые отношения и даже закреплён в ТК. Отгул – это компенсация за работу в праздник или нерабочий день.
Об этом говорит ст. 153 ТК: работа в выходной оплачивается в двойном размере, но сотрудник, если желает, может письменно заявить права на отдых в любой другой день, тогда оплата за рабочий выходной будет одинарная.
Для наглядности вот пример того, как написать заявление на отгул за свой счёт на 1 день (образец).
Неоплачиваемый отпуск по инициативе директора
В кризисное время из-за отсутствия заказов многие предприятия переходят на трёхдневку, а то и вовсе выпроваживают трудяг в неоплачиваемые отпуска. Делается это ради экономии, чтобы не платить за простой (по 157 статье ТК рабочим нужно платить не меньше 2/3 зарплаты, если простой случается не по вине работников).
Однако такое решение руководства – не совсем законное, ведь инициатором административного отпуска может быть только работник. Если случится судебная тяжба и будет установлены факты простоя и отсутствия заявления на отпуск (или написание его под давлением), суд имеет право привлечь работодателя к ответственности и обяжет заплатить работникам положенное.
Не все иски работников удовлетворяются в таких случаях, например:
- даже при массовости административных отпусков в этот период некоторые сотрудники работали, что подтверждается табелями;
- на фирме большой штат и в заявлениях на административный отпуск указываются разные причины;
- нет свидетелей того, что заявления на отпуск писались под давлением.
Из этого можно сделать вывод, как подстраховаться:
- оформляйте табеля ежедневно и правильно;
- в заявлениях желательно указывать разные причины;
- при написании заявлений не допускайте массовости.
Больничный во время неоплачиваемого отпуска
Мало кто знает, что больничный в период бесплатного отпуска выписываться не должен. Работники подобными мелочами не интересуется, а докторам, по большому счёту, знать не обязательно – в отпуске больной или нет. ФСС же не обязан принимать больничный, ведь взносы-то за этот период не платятся!
Больничный – это подтверждение нетрудоспособности. Период болезни оплачивается, так как работник по состоянию здоровья не мог работать, это меры соцподдержки. Но если болезнь выпала на то время, когда человек находился в отпуске за свой счёт, то есть заработка у него не было, больничный не оплачивается. Это подтверждено ФЗ №255 от 29.12.2006г.
Есть и судебная практика по таким спорам, например:
Если же больничный захватил и часть времени, когда неоплачиваемый отпуск закончен, этот период оплачивается соцстрахом.
Оформление неоплачиваемого отпуска
Процедура оформления административного состоит из двух шагов:
- регистрация заявления (образец заявления на отпуск за свой счёт);
- издание приказа.
Заявление на один день за свой счёт тоже должно быть оформлено, ведь процедура оформления не меняется в зависимости от продолжительности отпуска. Директор по соглашению может отпустить сотрудника хоть на год, хоть на день, оформляйте это грамотно!
К заявлению прикладываются подтверждающие документы, если отпуск предоставляется по закону. Если нет у сотрудника возможности приложить документы, в заявлении нужно отметить, что они будут приложены позже.
После того, как заявление согласовано и завизировано, готовьте приказ: можно по форме Т-6, а можно и по форме организации. После ознакомления с приказом работник может гулять.
После ознакомления с приказом в личную карточку нужно внести данные об отпуске, а в бухгалтерию предоставить записку-расчёт.
Отпуск за свой счёт в табеле учёта рабочего времени
Обозначение в табеле административного отпуска делается буквенным кодом «ДО» или цифровым – 16.
И в заключение резюме: если не имеет права работник уйти в отпуск за свой счёт по закону, он может только договориться с директором, но никак не требовать ухода с работы!