В советское время в обязанностях отдела кадров были лишь делопроизводство и отчётность. Изменившаяся же современная экономика требует более серьёзного подхода к кадровой работе. Несмотря на то, что отдел кадров – это составная часть общего функционала предприятия, работа кадровиков значительно влияет на жизнь организации. Основной закон кадровика – это положение об отделе кадров. В нём должны быть отражены все принципы и нюансы работы, ведь ошибки в кадровом делопроизводстве зачастую становятся причиной судебных тяжб, штрафов и предписаний надзорных органов.
Содержание статьи
Зачем нужен отдел кадров
Отдел кадров – это самостоятельное структурное подразделение компании. В небольших компаниях кадровую работу может взять на себя юрист или секретарь, но следует упомянуть, что обязанности кадровика увеличиваются с каждым годом. За это нужно «благодарить» различные ведомства государства, которые постоянно модернизируют или разрабатывают все новые и новые формы отчётных документов, которые усложняют процедуры делопроизводства, что ведёт к росту бумажной работы.
На сегодня кадровая работа включает в себя не только делопроизводство, но и работу непосредственно с человеком. Ведь от квалификации работника зависит слаженная работа компании в целом. Сейчас наблюдается дефицит инженеров и рабочих технических специальностей. Грамотный кадровик не будет ждать, когда квалифицированный персонал появится сам, а будет искать его и подбирать под конкретную штатную единицу.
Понятно, что юрист или секретарь просто не сможет выполнить все задачи отдела кадров, особенно в условиях «текучки». Поэтому, не стоит гнаться за двумя зайцами, ведь если наделает совместитель ошибок в кадровых документах, организации грозит штраф от 50 тысяч – и это за каждую ошибку.
Цели и задачи отдела кадров
Емкое понятие “Отдел кадров” зачастую сложно привязать к масштабам малых предприятий, где количество сотрудников сопоставимо с масштабом решаемых задач. Однако вопросы, связанные с основными направлениями деятельности ОК никто не отменял. Поэтому решение кадровых вопросов “падает” на голову либо учредителей, либо поручается наемному директору. А если у них нет опыта такой деятельности? Так и происходит в жизни. Успех дела в таких условиях кардинально зависит от степени понимания кадровой работы. Статистика закрытия малых предприятий отображает неспособность в большинстве случаев наладить кадровую работу.
Вывод простой – отдел кадров в том или ином виде должен решать свойственные ему задачи. Пусть в малом предприятии это будет даже один человек, но этот человек не должен быть случайным. Только человек, хорошо понимающий специфику работы с персоналом, в состоянии обеспечить бесперебойную работу предприятия. Не обязательно наличие у этого человека диплома. Кадровика вполне возможно вырастить в ходе становления предприятия. Лишь бы у человека было желание понять эту работу.
Однако многолетняя практика работы ОК показывает, что эти цели и задачи на самом деле достаточно обширны.
У кадровика обязанностей много. В больших организациях в отделе кадров трудится несколько единиц, например:
- менеджер по подбору персонала;
- делопроизводитель;
- табельщик;
- менеджер по персоналу;
- и начальник отдела, который координирует работу.
У каждой штатной единицы отдела кадров свои обязанности. Менеджер по подбору персонала должен:
- снабжать предприятие сотрудниками, согласно штатного расписания;
- контактировать с кадровыми агентствами и биржей труда;
- формировать кадровый резерв.
Делопроизводителю положено:
- оформлять приём, перевод, совмещение, увольнение работника;
- заполнять, принимать, выдавать, хранить трудовые книжки и выдавать их копии работникам;
- составлять графики отпусков;
- оформлять отпуска, вызывать из отпусков;
- принимать и оформлять больничные;
- готовить кадровые приказы и знакомить с ними работников.
Табельщик:
- составляет и рассчитывает табеля учёта рабочего времени;
- составляет акты об отсутствии на работе.
Менеджер по персоналу:
- следит за выполнением правил трудового распорядка (фиксирует прогулы, опоздания, нарушение дисциплины);
- организует обучение и повышение квалификации персонала;
- обеспечивает аттестацию рабочих мест (если на предприятии нет инженера по охране труда).
Начальник ОК:
- координирует работу всего отдела;
- готовит отчёты, запрашиваемые государственными и муниципальными ведомствами;
- составляет номенклатуру дел отдела;
- составляет штатное расписание.
Как видите, кадровая работа — это не только работа с бумагами (которых всё прибавляется), но и работа с людьми. А чтобы работа была слаженной, нужно разработать чёткий алгоритм. Для этого и нужно положение об отделе кадров, которое полностью описывает кадровое делопроизводство.
Положение об отделе кадров
Это документ, в точном соответствии с которым должен работать кадровик. В положении чётко 
прописывается:
- структура отдела кадров;
- его цели и задачи;
- права работников ОК;
- взаимоотношения с другими подразделениями компании;
- ответственность работников ОК.
Положение обязательно утверждается приказом руководителя компании и хранится в делах отдела кадров.
Для вашего удобства вы можете скачать положение об отделе кадров (образец) здесь, только учтите, что образец – типовой. Оптимальнее разработать положение именно под ваше предприятие, где учитываются все его особенности. Некоторые кадровики ведут работу и по охране труда, и по начислению зарплаты, и работу с другой документацией предприятия. А поэтому в положение нужно включить и эти обязанности.
